Voor de HVZ ‘interessante materialen’ zijn als volgt gecategoriseerd: Kleine objecten zoals documenten, kaarten, handgereedschap, penningen, prenten, kostuums, vaandels, foto’s, tegels, glas, zilver- of aardewerk, schilderijen, gebruiksvoorwerpen, schrijfgereedschap, schoolplaten, kleine industriële voorwerpen, reclameborden, glas-in-lood ramen en curiosa uit grootmoeders tijd.
In maart 2023 is door het bestuur besloten, voornamelijk vanwege ruimtegebrek, de collectie 'Koningshuis' af te stoten. Dit betekent dat wij niet langer voorwerpen innemen die verband houden met het Huis van Oranje.
De genoemde criteria zijn zeker niet bedoeld om het aanbieden van historische voorwerpen te ontmoedigen. Wanneer u voorwerpen heeft die mogelijk interessant zijn voor opname in onze collectie, biedt die dan in ieder geval aan! Dit kan gedurende de reguliere openingsuren van De Vergulde Swaen. Bij het innemen van goederen zal altijd een innameformulier ingevuld moeten worden. Daarbij wordt ook gevraagd de (historische) context van de ingeleverde materialen te beschrijven. Feiten over het wanneer, door wie en waarvoor voorwerpen zijn gebruikt, brengen voorwerpen weer tot leven. Een vergeelde foto’s straalt wel een bepaalde ouderdom uit, echt interessant wordt het pas wanneer ook bekend is wie en wat er op staat. Het innameformulier dient tenslotte ook als afstandsverklaring ondertekend te worden.
Objecten worden alleen ingenomen wanneer daar onvoorwaardelijk afstand van wordt gedaan. Het eigendom en het recht objecten te vervreemden gaat daarbij over naar de HVZ. Deze maatregel is genomen na ervaringen met (vermeende) rechthebbenden, die afgestane voorwerpen terug probeerden te vorderen.
Deze afstandsverklaring geldt overigens niet voor op tijdelijke exposities tentoongestelde objecten, die uiteraard wel in bruikleen gegeven kunnen worden.
Een ander praktisch criterium is dat hetgeen wat wordt aangeboden wel letterlijk moet passen in (het depot van) De Vergulde Swaen. We hebben maar een beperkte ruimte, die het tentoonstellen of opslaan van te grote voorwerpen onmogelijk maakt. Om die reden worden ook geen dubbele of identieke objecten ingenomen.
